Convention de mise à disposition d’un bureau : fonctionnement, clauses et risques
Vous souhaitez permettre à un autre professionnel d’utiliser un bureau, éventuellement à temps partiel, avec du mobilier, des espaces communs ou des services partagés ? Une convention de mise à disposition peut être adaptée, mais sa qualification dépend de la réalité de l’occupation.
Qu’est-ce qu’une convention de mise à disposition de bureau ?
L’expression « convention de mise à disposition » est utilisée dans de nombreuses situations dans lesquelles une personne autorise une autre à utiliser tout ou partie de locaux professionnels.
Elle est particulièrement fréquente dans les cabinets partagés, espaces de coworking ou organisations où plusieurs professionnels utilisent les mêmes locaux, équipements ou services.
Mise à disposition, bail ou prestation de services ?
C’est la question la plus importante avant de rédiger le contrat.
Jouissance d’un local contre un prix
Lorsque l’opération consiste essentiellement à permettre à une personne de jouir d’un local pendant une certaine durée contre paiement, elle peut juridiquement correspondre à un bail.
Bureau + services
Lorsque le prix rémunère indissociablement un bureau équipé et des services réels recherchés par l’utilisateur, la relation peut relever d’une convention de prestations plus large.
Mise à disposition gratuite
Si aucune contrepartie financière n’est prévue, la situation peut relever du prêt à usage, ou commodat, qui est par nature gratuit.
Quand la mise à disposition d’un bureau est-elle particulièrement adaptée ?
Bureau partagé
Deux ou plusieurs professionnels utilisent un même cabinet ou un ensemble de bureaux.
Occupation à temps partiel
Le bureau est utilisé certains jours ou certaines demi-journées seulement.
Services communs
Accueil, internet, mobilier, salle d’attente, ménage ou salle de réunion peuvent être mutualisés.
Installation progressive
Le professionnel ne souhaite pas nécessairement s’engager immédiatement dans une implantation autonome et durable.
Cabinet de confrères
Un professionnel permet à un confrère d’utiliser une partie de ses locaux dans un cadre organisé.
Coworking
L’utilisateur bénéficie d’un espace de travail auquel s’ajoutent des équipements ou prestations.
Quand une simple mise à disposition est-elle moins adaptée ?
Installation autonome durable
L’occupant dispose seul et de manière permanente d’un local clairement individualisé et recherche une stabilité de plusieurs années.
Profession libérale recherchant de la stabilité
Un bail professionnel peut être plus adapté lorsqu’il s’agit réellement d’une location de locaux professionnels.
Exploitation d’un fonds commercial
Lorsque les conditions du statut des baux commerciaux sont réunies, une simple dénomination « mise à disposition » ne permet pas de les écarter.
Mise à disposition ou bail professionnel ?
Le choix ne doit pas être fait uniquement en comparant la durée des préavis.
Il faut notamment examiner :
- si l’occupant dispose d’un bureau exclusif ou seulement partagé ;
- les jours et horaires pendant lesquels il peut utiliser les lieux ;
- les services fournis en plus de l’espace ;
- son degré d’autonomie dans les locaux ;
- la durée de l’installation ;
- et la nature de son activité.
Quel est le risque de requalification en bail ?
Le Code civil définit le louage de choses comme le contrat par lequel une partie fait jouir l’autre d’une chose pendant un certain temps, moyennant un prix.
Par conséquent, une convention intitulée « mise à disposition » qui organise en réalité la jouissance autonome d’un local contre paiement peut soulever une question de requalification.
À l’inverse, la Cour de cassation a jugé en 2024, dans une affaire de bureaux équipés, que lorsque le prix global rémunère indissociablement la mise à disposition et des prestations de services spécifiquement recherchées par les utilisateurs, le contrat ne constitue pas nécessairement une sous-location.
Mise à disposition flexible et convention d’occupation précaire : ce n’est pas la même chose
Une convention n’est pas juridiquement une « convention d’occupation précaire » simplement parce qu’elle :
- est courte ;
- est résiliable rapidement ;
- prévoit trois mois de préavis ;
- ou utilise le mot « précaire ».
Il est donc préférable de parler simplement de convention de mise à disposition lorsque c’est réellement ce que les parties organisent.
Quelle durée et quel préavis prévoir ?
Lorsqu’aucun statut impératif de bail ne s’applique, la liberté contractuelle permet aux parties d’organiser la durée et les modalités de résiliation.
Durée déterminée
Le contrat peut prévoir une période précise, par exemple plusieurs mois, ainsi que les conditions d’une éventuelle reconduction.
Durée indéterminée
Les parties peuvent organiser une relation sans terme fixe, avec un délai de prévenance adapté.
La convention doit préciser :
- sa date de prise d’effet ;
- sa durée ;
- la reconduction éventuelle ;
- le délai de prévenance ;
- la forme du congé ;
- les causes éventuelles de résiliation anticipée.
Loyer ou redevance : comment fixer le prix ?
Dans une convention comprenant plusieurs prestations, il est fréquent de parler de redevance plutôt que de loyer.
Cette redevance peut couvrir :
- l’utilisation du bureau ;
- le mobilier ;
- l’électricité et le chauffage ;
- la connexion internet ;
- l’accès aux espaces communs ;
- l’entretien des locaux ;
- l’accueil ou le secrétariat ;
- l’utilisation d’équipements partagés.
Peut-on mettre un bureau à disposition seulement certains jours ?
Oui, et c’est même l’un des cas les plus intéressants pour ce type de convention.
Le contrat peut déterminer précisément :
- les jours d’utilisation ;
- les horaires d’accès ;
- le bureau concerné ;
- les conditions d’accès aux espaces communs ;
- le rangement des effets personnels ;
- l’accès à la salle d’attente ;
- l’utilisation du matériel partagé.
Quelles clauses prévoir dans la convention ?
Les parties
Identité, statut professionnel, société éventuelle et qualité du signataire.
Les locaux
Adresse, bureau concerné, espaces communs et équipements accessibles.
L’activité autorisée
La convention doit préciser l’usage professionnel auquel l’espace est destiné.
Temps d’occupation
Temps plein, jours déterminés, créneaux ou organisation partagée.
Durée et résiliation
Date d’effet, terme, renouvellement et préavis.
Redevance
Montant, périodicité, charges et prestations incluses.
Services
Internet, mobilier, ménage, accueil, salle de réunion ou équipements.
Assurance
Responsabilités, assurances professionnelles et dommages pouvant survenir.
Cession et sous-occupation
Il est utile d’indiquer si l’utilisateur peut ou non faire bénéficier un tiers des locaux.
Faut-il être propriétaire pour mettre un bureau à disposition ?
Pas nécessairement.
Mais lorsqu’une personne elle-même locataire souhaite permettre à un tiers d’utiliser les locaux, elle doit vérifier les droits que lui confère son propre contrat.
Même lorsqu’on qualifie l’accord conclu avec le tiers de « mise à disposition », il faut donc s’assurer que l’organisation envisagée est compatible avec le titre d’occupation principal.
Qui paie les travaux et les réparations ?
Il n’existe pas une réponse universelle propre à toutes les conventions de mise à disposition.
La réponse dépend :
- de la qualification réelle du contrat ;
- du titre détenu par celui qui met les locaux à disposition ;
- et des clauses convenues entre les parties.
Si la relation constitue juridiquement un bail civil, les règles supplétives du Code civil relatives aux réparations peuvent s’appliquer. Le contrat doit néanmoins préciser clairement la répartition souhaitée.
Faut-il faire un état des lieux ?
Même lorsque le régime applicable ne l’impose pas expressément, un état descriptif des locaux et équipements est fortement utile.
Il permet notamment de constater :
- l’état du bureau ;
- le mobilier mis à disposition ;
- les clés et badges remis ;
- les équipements partagés ;
- les éventuelles dégradations lors de la restitution.
Peut-on domicilier son entreprise dans le bureau mis à disposition ?
Cela peut être possible lorsque le contrat autorise l’utilisation de l’adresse et que les autres règles applicables sont respectées.
La possibilité ne dépend pas uniquement du caractère civil ou commercial de la société.
Si l’utilisateur souhaite fixer son siège social dans les locaux, la convention doit donc préciser expressément :
- si la domiciliation est autorisée ;
- la réception du courrier ;
- la durée de cette autorisation ;
- les conséquences de la fin de la convention.
Profession réglementée : faut-il informer son ordre ?
Les professions réglementées peuvent être soumises à des règles particulières concernant leurs locaux, leur indépendance, leur plaque professionnelle, le secret professionnel ou les contrats conclus entre confrères.
Il faut donc vérifier les règles déontologiques propres à la profession concernée.
Un commerçant peut-il utiliser une convention de mise à disposition ?
L’existence d’une activité commerciale ne signifie pas que toute utilisation d’un bureau constitue automatiquement un bail commercial.
Un commerçant peut, par exemple, utiliser un espace de coworking comprenant des prestations et services.
Le choix du mot « mise à disposition » ne permet pas d’écarter un statut qui serait applicable compte tenu de la réalité de l’occupation.
Et pour une profession libérale ?
Une profession libérale peut se trouver dans différentes situations.
Bail professionnel
Pour une implantation autonome et durable dans un local exclusivement professionnel.
Mise à disposition
Pour certaines organisations de bureaux partagés, temporaires ou assortis de services.
Bail commercial choisi
Les parties peuvent, pour un local à usage exclusivement professionnel, choisir conventionnellement le statut des baux commerciaux.
Peut-on utiliser un logement comme bureau ?
Il ne suffit pas de signer une convention de mise à disposition pour transformer juridiquement un logement en local professionnel.
Il faut notamment vérifier :
- le règlement de copropriété ;
- le titre ou le bail existant ;
- les règles d’urbanisme ;
- et, lorsque le régime est applicable, les règles relatives au changement d’usage.
Peut-on utiliser une convention pour un local professionnel et d’habitation ?
Il faut être particulièrement prudent.
Lorsque les locaux constituent la résidence principale de l’occupant et sont loués à usage d’habitation ou à usage mixte professionnel et d’habitation, la loi du 6 juillet 1989 prévoit un régime d’ordre public.
Peut-on mettre gratuitement un bureau à disposition ?
Oui, mais il faut alors distinguer cette situation de la convention payante.
Le Code civil qualifie de prêt à usage ou commodat le contrat par lequel une chose est remise à une personne pour qu’elle s’en serve avant de la restituer.
Ce contrat est essentiellement gratuit.
Créez votre convention de mise à disposition de bureau
Le générateur JURISMODELE vous guide pour renseigner les principales caractéristiques de votre convention.
Vous pouvez notamment préciser les parties, le bureau concerné, la durée, la redevance, les modalités d’occupation et les options prévues dans le modèle.
6 vérifications avant de signer
1. Votre droit sur les locaux
Propriété, bail principal ou autre titre permettant l’occupation.
2. L’activité
Vérifiez que l’activité envisagée est compatible avec les locaux.
3. L’usage réel
Bureau exclusif, partagé, à temps plein ou à temps partiel.
4. Les services
Décrivez réellement ceux qui sont fournis et inclus dans la redevance.
5. Les autorisations
Copropriété, urbanisme, bailleur principal ou règles professionnelles.
6. La durée
Vérifiez que l’organisation réelle correspond bien au contrat choisi.
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Quelle différence entre une mise à disposition et un bail ?
Le bail consiste essentiellement à faire jouir une personne d’un bien pendant une certaine durée moyennant un prix. Une convention de mise à disposition peut organiser une relation différente, notamment lorsqu’elle associe occupation limitée, équipements et prestations de services. C’est le contenu réel du contrat qui compte.
Peut-on fixer librement la durée de la convention ?
Oui, lorsque la convention ne relève pas d’un statut impératif. Les parties peuvent organiser la durée, la reconduction et le délai de prévenance.
Peut-on prévoir seulement 1 ou 3 mois de préavis ?
Cela peut être prévu dans une convention relevant réellement de la liberté contractuelle. En revanche, une durée courte ne permet pas de contourner un régime de bail qui serait juridiquement applicable.
Une convention courte est-elle une convention d’occupation précaire ?
Non. Une convention d’occupation précaire répond à des conditions particulières et suppose une précarité liée à des circonstances objectives indépendantes de la seule volonté des parties.
Peut-on mettre un bureau à disposition seulement deux jours par semaine ?
Oui. La convention peut organiser une occupation selon des jours, horaires ou créneaux précis. C’est l’un des usages particulièrement adaptés à ce type de contrat.
Peut-on domicilier une entreprise dans le bureau ?
Cela peut être possible si le contrat l’autorise et si les autres règles applicables à l’entreprise et aux locaux sont respectées.
Un commerçant peut-il utiliser une mise à disposition de bureau ?
Oui, par exemple dans certains espaces de coworking ou contrats comprenant des services. En revanche, lorsque les conditions du bail commercial sont réellement réunies, le simple intitulé du contrat ne permet pas d’écarter ce statut.
Puis-je mettre à disposition un bureau si je suis moi-même locataire ?
Il faut d’abord vérifier votre propre bail. Celui-ci peut interdire, limiter ou encadrer la sous-location et la mise à disposition à des tiers.
Faut-il faire un état des lieux ?
C’est fortement recommandé afin de décrire l’état du bureau, du mobilier et des équipements lors de la remise et de la restitution.
Peut-on mettre un bureau gratuitement à disposition ?
Oui. Une mise à disposition réellement gratuite peut relever du prêt à usage, également appelé commodat. Le contrat doit alors être adapté à cette qualification.
Peut-on utiliser la convention pour loger l’occupant ?
Il faut être très prudent. Lorsqu’un local constitue la résidence principale de l’occupant et répond aux conditions d’une location d’habitation ou mixte, les dispositions d’ordre public de la loi du 6 juillet 1989 peuvent s’appliquer.
Votre situation correspond à une mise à disposition de bureau ?
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