Définition de la convention de mise à disposition d’un bureau
Un contrat de location peut être soumis à des dispositions très différentes :
- Celles du code de commerce pour le bail commercial,
- De la loi de 1986 pour le bail professionnel,
- Du code civil pour la convention de mise à disposition d’un local.
Le choix parmi des conventions dépend de la personne du locataire (société commerciale ou non) et du choix des parties.
La mise à disposition d’un local ou d’un bureau s’adapte particulièrement bien au cas où le bailleur et le locataire exercent la même profession. Il s’agit, parfois, d’un service que rend un professionnel libéral, propriétaire de bureaux (orthophoniste, psychologue, kinésithérapeute), à l’un de ses confrère qui a besoin d’une mise à disposition de locaux pour une période relativement courte (le temps d’acheter ses propres locaux par exemple).
Les obligations légales sont moins contraignantes que pour un bail professionnel.
Le contrat conclu peut se résilier plus rapidement que pour un bail professionnel (dont les règles légales sont plus strictes). Le préavis pour donner congé d’un bail professionnel est de 6 mois alors qu’il peut être librement fixé pour la mise à disposition de locaux.
Avantages de la mise à disposition de locaux sur le bail professionnel ou le bail commercial
Si le locataire a une entreprise civile ou libéral il peut opter pour un bail commercial, un bail professionnel ou une mise à disposition d’un local.
Le bail commercial lui offre le droit au renouvellement (spécifique aux baux commerciaux) mais se résilie plus difficilement que le contrat de mise à disposition de locaux.
En outre, les loyers sont généralement plus chers et la société qui loue paie plus de charges que pour la mise à disposition (taxe foncière, travaux etc.).
Le bail professionnel est d’une durée de 6 années au moins. Toutefois, le preneur peut le résilier en respectant un préavis de 6 mois.
Cette durée de 6 mois peut être longue si l’on souhaite une location de courte durée ou à titre précaire.
L’avantage du contrat de mise à disposition de bureaux réside en sa grande liberté contractuelle.
Il est possible de prévoir une durée de préavis plus courte (par exemple : 3 mois). Cela permet au locataire de remettre son congé (généralement par courrier recommandé avec avis de réception ou recommandé électronique).
Enfin, pour le bailleur, un contrat de mise à disposition de bureaux se résilie plus facilement que les baux soumis au statuts des baux commerciaux ou à la loi de 1986.
Enfin, les conventions de mise à disposition offrent un espace de liberté très appréciable.
Il est, par exemple, possible de :
- ne louer qu’une partie du local (exemple, un ou deux bureaux)
- faire des locations à temps partagé (le bailleur occupe le bureau du lundi au mercredi et le locataire du jeudi au samedi. Cela permet une réalisation des prestations de service en continue pour les clients ou patients).
- mutualiser certaines dépenses en ajoutant une convention de partage de frais (partage du matériel, d’une salle de réunion, sous-location d’un photocopieur etc.).
Les cas où le contrat de mise à disposition d’un local n’est pas le meilleur contrat
Si le locataire est un commerçant, il ne peut louer que selon les dispositions du code de commerce (bail commercial). Le bail commercial permet de céder plus facilement un fonds libéral (ou un fonds de commerce s’il est loué à un commerçant – on parle alors de locaux commerciaux).
En revanche, la cour de cassation rappelle que rien n’interdit à une personne exerçant une profession libérale de signer un bail commercial (option des parties pour ce régime).
Si le locataire a une activité qui demande une grande stabilité géographique, le bail professionnel est plus adapté en ce sens qu’il restera dans les locaux durant 6 années au moins.
Enfin, si le preneur ne reçoit pas de clientèle, et qu’il a simplement besoin d’une adresse pour immatriculer son entreprise et avoir un numéro siret, le contrat de domiciliation est mieux adapté à ses besoins.
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Lors de l’ouverture de votre fichier Word, vous devrez accepter l’exécution des macros. Cela ouvre un petit programme qui vous guidera pas à pas dans la dans la rédaction de votre convention.
Des fenêtres de dialogues vous invitent à renseigner les mentions à adapter et, notamment :
- L’identité des parties
- L’adresse du local
- le montant du loyer principal et des charges (accessoires)
- la durée de la convention et les modalités de sa reconduction
- l’usage à temps plein ou à temps partagé
- occupation personnelle ou l’entrepreneur peut sous-louer le local
- les autres modalités d’exécution de la convention de mise à disposition …
Notre modèle est accompagné d’une notice d’information et des textes juridiques à connaître.
Rédigé par un avocat, il est accessible à un prix bien inférieur à ce que la profession facture lors d’une rédaction. Toutefois, vous avez l’assurance d’un modèle adapté à votre situation, et conforme au cadre juridique de ce type de convention.
FAQ – Avec toutes les questions que vous pouvez vous poser !
Puis-je faire une convention de mise à disposition de locaux pour une durée déterminée ?
Oui, d’ailleurs un local est généralement loué pour une période déterminée. Elle peut être reconduite automatiquement (pour la même durée) ou simplement se proroger pour une durée indéterminée.
Puis-je louer un local commercial avec une convention de mise à disposition ?
Oui, si le locataire n’est pas un commerçant, ce modèle peut être utilisé.
Qui paie les travaux, le locataire ou le bailleur ?
Ceux définis à l’article 606 du code civil sont nécessairement à la charge du propriétaire. En revanche, les autres peuvent être mis à sa charge ou être conservés à la charge du bailleur selon le choix des parties.
Je ne suis pas commerçant puis-je signer un bail commercial ?
Oui, la cour de cassation rappelle que le code de commerce permet aux parties d’opter pour ce régime. Même si votre activité est civile (clientèle ou patientèle), vous pouvez bénéficier des avantages du bail commercial dont le principal consiste en la possibilité de renouveler votre bail a bout de 9 années (à condition d’en respecter les obligations – tout manquement aux termes de votre contrat justifierait la décision de vous priver du droit au renouvellement).
Puis-je interdire à mon locataire de sous-louer le bureau que je mets à sa disposition ?
Oui, à la condition toutefois que la souslocation soit interdite par le contrat. Il n’y a pas d’interdiction de principe comme pour les baux d’habitations qui sont soumis à la loi du 6 juillet 1989 (local loué à titre de résidence principale).
Ma convention de mise à disposition d’un bureau doit elle être remise à un tiers ?
Cela est possible. Il peut s’agir, par exemple, des entrepreneurs qui exercent une profession ordinale. Le contrat doit alors être validé par leurs ordres (ex : infirmiers, avocats etc.).
Les services des impôts pourront également vous demander des informations sur la destination du local ou la superficie exploitée en cas de partage avec un confrère.
Puis-je transformer mon logement en local professionnel ?
Pas toujours. Si votre logement fait partie d’une copropriété, vous devrez d’abord vérifier que le règlement de copropriété l’autorise (ou le tolère pour reprendre la formule consacrée).
Ensuite, vous devrez vérifier que votre commune autorise le changement de destination et, le cas échéant, en faire la demande. Seule une décision favorable de la mairie (prenant la forme d’un arrêté) constitue une autorisation administrative pour une exploitation professionnelle.
Le bailleur peut il résilier le bail sans motif ?
Oui, à la condition que le bail le permette ; ce qui est le cas dans notre modèle. Il convient, en revanche, de respecter la durée de prévenance fixée par le contrat.
Il s’agit d’une des raisons essentielles dans le choix de la convention de mise à disposition d’un bureau ou local par rapport à un bail professionnel.
Peut on signer une convention d’occupation à titre gratuit ?
Oui, la signature d’une convention de mise à disposition peut être faite à titre gratuit, c’est à dire sans contrepartie financière. Il est alors conseillé de faire un contrat avec une durée relativement courte. Par exemple, la durée de la mise à disposition pourrait être de 6 mois, éventuellement renouvelable une fois.
Faut il faire un état des lieux ?
Oui, c’est conseillé, surtout lorsque la mise à disposition est consentie à temps plein. Les éventuelles dégradations, que l’on pourra démontrer en comparant l’état des lieux d’entrée avec l’état des lieux de sorties, pourront donner lieu à une retenue totale ou partielle du dépôt de garantie.
Que se passe t’il si aucun état des lieux n’a été fait ?
Si aucun état des lieux n’a été fait à la suite du congé, le local est réputé avoir été pris ou rendu en bon état d’usage. La preuve contraire peut être apportée par tous documents ; l’idéal étant de faire réaliser un constat d’huissier.
Puis-je faire un contrat de mise à disposition mixte (local professionnel et d’habitation) ?
Non, votre contrat serait alors requalifié en bail d’habitation à la demande de votre locataire. Il sera alors bénéficiaire de toutes les mesures protectrices de la loi du 6 juillet 1989. les juges retiennent en pratique la destination effective du local, et la requalification est fréquente en cas d’ambiguïté.
Un contrat de mise à disposition d’un local permet il d’y domicilier son siège social ?
Oui, sous les conditions que l’objet social de votre société soit de nature civile et non commerciale et que vous disposiez de toutes les autorisations nécessaires (ordinales, communales etc).
Le bailleur peut il, en plus de la mise à disposition du local, réaliser des prestations de service au locataire ?
L’entrepreneur qui occupe le local peut bénéficier de certaines prestations dont les coûts peuvent être partagés (en fonction du nombre de bureaux occupés ou du temps d’occupation en cas de partage de bureaux).
Cependant, la flexibilité qu’offre ce type de contrat n’est pas sans limite.
Le loueur doit en premier lieu n’exercer qu’une activité autorisée par sa profession.
S’il s’agit d’une infirmière qui loue un bureau à un infirmier trois jours par semaine, elle n’est pas autorisée à exercer une profession commerciale.
La mise à disposition d’un local ou d’une salle de consultation, qui serait accompagnée de plusieurs prestations (fourniture de stocks et marchandises, nettoyage du local, solution de téléphonies ou d’informatiques etc), pourrait être requalifiée en prestation de nature commerciale.
En revanche, la simple autorisation d’utiliser des machines ou une simple association de moyens reste parfaitement autorisée.